Công tác văn thư lưu trữ là gì? Quy định mới & Khóa đào tạo cấp chứng chỉ

Trong kỷ nguyên số hóa quản trị doanh nghiệp, hệ thống công văn, giấy tờ và hồ sơ điện tử ngày càng phình to. Điều này đặt ra câu hỏi lớn cho các nhà quản lý: Công tác văn thư là gì và làm sao để vận hành nó một cách khoa học? Không chỉ dừng lại ở việc tiếp nhận giấy tờ, công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp và cơ quan nhà nước đóng vai trò như “huyết mạch” thông tin, quyết định hiệu suất vận hành và tính pháp lý của mọi tổ chức.

Nếu bạn đang tìm hiểu công việc văn thư lưu trữ là gì hoặc đang tìm kiếm một khóa đào tạo nghiệp vụ văn thư lưu trữ uy tín để nâng cao kỹ năng và lấy chứng chỉ hành nghề, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn câu trả lời toàn diện nhất dựa trên các quy định pháp luật mới nhất.

Khái niệm: Công tác văn thư lưu trữ là gì?

Để hiểu rõ bản chất, chúng ta cần bóc tách hai khái niệm tuy độc lập nhưng lại liên quan mật thiết và buộc chặt vào nhau này.

Công tác văn thư là gì?

Công tác văn thư là gì? Hiểu một cách đơn giản, đây là toàn bộ các công việc liên quan đến việc soạn thảo, ban hành, quản lý, xử lý và giải quyết các loại văn bản đi, văn bản đến, cũng như việc quản lý và sử dụng con dấu (hoặc chữ ký số) trong suốt quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức.

Công tác văn thư lưu trữ là gì?

Vậy công tác văn thư lưu trữ là gì? Khi các văn bản, hồ sơ ở giai đoạn “văn thư” đã giải quyết xong và hết giá trị hiện hành, chúng sẽ được lựa chọn, phân loại để giữ lại bảo quản, phục vụ cho việc tra cứu, khai thác thông tin trong tương lai. Quá trình đó gọi là lưu trữ.

Do đó, văn thư và lưu trữ là hai mắt xích không thể tách rời: Văn thư là tiền đề (đầu vào), còn lưu trữ là kết quả (đầu ra) của quá trình quản lý tài liệu.

Vai trò của công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp và cơ quan

Nhiều người thường lầm tưởng công việc văn thư lưu trữ chỉ là “ngồi bàn giấy, đóng dấu và lưu hồ sơ”. Thực tế, trong bối cảnh hiện đại, vị trí này nắm giữ những vai trò chiến lược:

• Bảo đảm tính pháp lý: Mọi quyết định, hợp đồng, biên bản của doanh nghiệp phải được soạn thảo đúng thể thức và lưu trữ khoa học để làm bằng chứng pháp lý khi có tranh chấp hoặc thanh tra.

• Tối ưu hóa dòng thông tin: Giúp ban giám đốc và các phòng ban tìm kiếm tài liệu trong vòng “30 giây”, thay vì mất hàng giờ lục lọi trong các kho file hỗn độn.

• Bảo mật thông tin: Phân loại và quản lý nghiêm ngặt các tài liệu mật, thông tin kinh doanh cốt lõi của tổ chức.

Đặc biệt, công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp tư nhân hiện nay yêu cầu sự chuyển dịch mạnh mẽ sang văn thư điện tử (quản lý hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử, chữ ký số), đòi hỏi nhân sự phải có kiến thức chuyên môn vững vàng.

Các quy định, thông tư, nghị định mới nhất về văn thư lưu trữ

Để thực hiện đúng nghiệp vụ, nhân sự văn thư bắt buộc phải cập nhật và áp dụng các văn bản pháp luật hiện hành. Tính đến thời điểm hiện tại, các văn bản cốt lõi bao gồm:

1. Luật Lưu trữ năm 2024 (chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2025): Đây là văn bản pháp lý cao nhất điều chỉnh toàn bộ hoạt động lưu trữ, đặc biệt nhấn mạnh vào quản lý lưu trữ tài liệu số và tài liệu điện tử.

2. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định chi tiết về công tác văn thư, từ thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày, quản lý văn bản đi/đến cho đến việc quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật (chữ ký số).

Lưu ý quan trọng: Bất kỳ lỗi sai nào về thể thức văn bản (sai font chữ, sai căn lề, sai vị trí đánh số…) theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP đều có thể khiến văn bản đó bị vô hiệu hoặc giảm tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt đối tác. Do đó, việc tham gia các khóa đào tạo văn thư lưu trữ cấp chứng chỉ chuẩn quy định là vô cùng thiết yếu.

Mô tả chi tiết: Công việc văn thư lưu trữ là gì?

Một ngày làm việc của một chuyên viên văn thư lưu trữ chuyên nghiệp sẽ bao gồm các đầu việc cụ thể sau:

• Tiếp nhận và xử lý văn bản đến: Nhận công văn, thư từ, phân loại, vào sổ quản lý (hoặc cập nhật lên phần mềm e-office) và chuyển giao đến các bộ phận có thẩm quyền giải quyết.

• Quản lý văn bản đi: Kiểm tra thể thức văn bản do các phòng ban soạn thảo, cấp số, đóng dấu (hoặc ký số) và gửi đi cho đối tác/khách hàng.

• Lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu: Phân loại tài liệu theo mục lục, đóng tập, lập hộp lưu trữ và bàn giao vào kho lưu trữ theo định kỳ.

• Số hóa tài liệu: Quét (scan) các văn bản giấy, đặt tên file chuẩn SEO nội bộ và lưu trữ trên hệ thống đám mây để phục vụ tra cứu nhanh.

Nhu cầu tuyển dụng và cơ hội việc làm ngành văn thư

Hiện nay, theo quy định, không chỉ các cơ quan nhà nước, trường học, bệnh viện mới cần định biên vị trí này, mà 100% các doanh nghiệp tư nhân, công ty nước ngoài cũng đang ráo riết săn đón nhân sự hành chính văn thư giỏi.

Tuy nhiên, thị trường lao động đang rơi vào tình trạng “thừa thầy thiếu thợ”. Nhiều người làm trái ngành (kế toán, nhân sự, lễ tân) được giao kiêm nhiệm nhưng không nắm rõ nghiệp vụ dẫn đến hệ thống hồ sơ bị rối loạn. Chính vì vậy, sở hữu một tấm tấm chứng chỉ nghiệp vụ chính quy là “tấm vé vàng” giúp bạn nâng cao mức lương và thăng tiến nhanh chóng.

Thông báo tuyển sinh: Khóa đào tạo chứng chỉ văn thư lưu trữ chuẩn quốc gia

Nhằm đáp ứng nhu cầu chuẩn hóa đội ngũ nhân sự và bổ sung hồ sơ thi tuyển công chức, viên chức, nâng lương, nâng ngạch, chúng tôi liên tục tổ chức các khóa đào tạo chứng chỉ văn thư lưu trữ chất lượng cao.

Ai nên đăng ký học chứng chỉ văn thư lưu trữ?

• Cán bộ, công chức, viên chức đang làm công tác văn thư, hành chính tại các cơ quan nhà nước muốn hoàn thiện hồ sơ.

• Nhân viên hành chính – nhân sự, thư ký, trợ lý tại các doanh nghiệp muốn nâng cao kỹ năng quản trị văn phòng.

• Sinh viên các trường Trung cấp, Cao đẳng, Đại học chuẩn bị tốt nghiệp muốn trang bị thêm kỹ năng thực tế để làm đẹp CV.

• Mọi cá nhân có nhu cầu chuyển đổi nghề nghiệp sang làm công việc văn thư lưu trữ.

Nội dung chương trình đào tạo nghiệp vụ văn thư lưu trữ

Khóa học được thiết kế tinh gọn, thực tế, bám sát các thông tư, nghị định mới nhất:

• Chuyên đề 1: Kỹ thuật soạn thảo văn bản và kiểm tra thể thức văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

• Chuyên đề 2: Quy trình quản lý văn bản đi – đến và quản lý con dấu doanh nghiệp/chữ ký số.

• Chuyên đề 3: Nghiệp vụ phân loại, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ theo Luật Lưu trữ mới nhất.

• Chuyên đề 4: Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị văn phòng điện tử (E-Office) và bảo mật dữ liệu.

Quyền lợi của học viên khi tham gia khóa học

• Hình thức học linh hoạt:  Học Online buổi tối/Cuối tuần, phù hợp cho người vừa học vừa làm trên toàn quốc.

• Giảng viên chất lượng: Đội ngũ giảng viên các trường Đại học chuyên văn thư lưu trữ trực tiếp giảng dạy.

• Cấp chứng chỉ uy tín: Kết thúc khóa đào tạo văn thư lưu trữ cấp chứng chỉ, học viên được cấp chứng chỉ phôi chuẩn của Bộ Giáo dục & Đào tạo / Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, có giá trị lưu hành vĩnh viễn trên toàn quốc.

Hướng dẫn đăng ký học chứng chỉ văn thư lưu trữ nhanh nhất

Đừng để việc thiếu kiến thức chuyên môn hay thiếu chứng chỉ làm rào cản trên con đường thăng tiến của bạn. Thủ tục đăng ký học chứng chỉ văn thư lưu trữ vô cùng đơn giản:

• Hồ sơ bao gồm: 01 Đơn đăng ký (theo mẫu); 02 ảnh 3×4; 01 Bản sao CCCD (có công chứng); 01 Bản sao bằng tốt nghiệp cao nhất (từ THPT trở lên).

• Hotline tư vấn & Nhận mã giảm giá học phí: 0969 328 797

• Tham gia nhóm Thông tin tuyển sinh cập nhật lịch khai giảng, lịch học: https://zalo.me/g/d1z6hxrr4n61fzmtijyf

Ưu đãi đặc biệt : Giảm ngay 10% học phí cho các học viên đăng ký nhóm từ 3 người trở lên.Hãy để lại thông tin của bạn dưới form đăng ký hoặc liên hệ ngay hotline để được xếp lớp sớm nhất!

https://docs.google.com/forms/d/1xrZTWmXCXD5kIMNsFpyF_4YRa32bCrK1ft0uCLd42hQ/edit