Quy định mã số chức danh nghề nghiệp văn thư lưu trữ và thư viện mới nhất

Trong lộ trình cải cách tiền lương và chuẩn hóa đội ngũ viên chức, công chức hiện nay, việc nắm rõ quy định về các mã ngạch, phân hạng là vô cùng quan trọng. Đối với những người đang và sẽ công tác trong khối hành chính – văn phòng, các khái niệm như chức danh nghề nghiệp văn thư, chức danh nghề nghiệp lưu trữ viên hay chức danh nghề nghiệp thư viện luôn là mối quan tâm hàng đầu.

Vậy hệ thống mã số, tiêu chuẩn của các chức danh này hiện nay được quy định bởi những thông tư nào? Cách phân hạng đối với chức danh văn thư lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập ra sao? Hãy cùng phân tích chi tiết và cập nhật chương trình đào tạo, tuyển sinh mới nhất trong bài viết dưới đây.

Chức danh nghề nghiệp văn thư lưu trữ và thư viện là gì?

Trước khi đi sâu vào mã ngạch cụ thể, chúng ta cần hiểu rõ định nghĩa bản chất của các vị trí này theo quy định của pháp luật:

• Chức danh nghề nghiệp văn thư (hoặc chức danh nghề nghiệp nhân viên văn thư): Là tên gọi thể hiện trình độ, năng lực chuyên môn và nghiệp vụ của viên chức/công chức chuyên trách làm việc trong lĩnh vực quản lý văn bản (đi/đến), soạn thảo, kiểm tra thể thức văn bản hành chính, quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật tại các cơ quan, tổ chức.

• Chức danh nghề nghiệp lưu trữ viên: Là chức danh dành riêng cho viên chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ chuyên sâu tại các trung tâm, kho lưu trữ (thu thập, phân loại, biên mục, bảo quản vật lý, số hóa tài liệu và tổ chức phục vụ khai thác hồ sơ lịch sử đã hết thời hạn lưu trữ hiện hành).

• Chức danh nghề nghiệp thư viện: Là tên gọi chỉ vị trí viên chức làm việc tại các thư viện công cộng hoặc thư viện trường học, viện nghiên cứu; chịu trách nhiệm quản lý, xử lý tài nguyên thông tin (sách, báo, tài liệu số), phát triển kho học liệu và hướng dẫn bạn đọc khai thác tri thức.

Cơ sở pháp lý mới nhất về chức danh nghề nghiệp khối văn thư, lưu trữ, thư viện

Để xác định chính xác phân hạng và mức lương, nhân sự cần căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật đang có hiệu lực thi hành:

• Đối với công chức, viên chức chuyên ngành văn thư: Áp dụng Thông tư số 02/2021/TT-BNV của Bộ Nội vụ (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 06/2022/TT-BNV), quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương.

• Đối với viên chức chuyên ngành lưu trữ: Áp dụng Thông tư số 07/2022/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định mã số, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp và xếp lương viên chức chuyên ngành lưu trữ.

• Đối với viên chức chuyên ngành thư viện: Áp dụng Thông tư số 02/2022/TT-BVHTTDL của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

Chi tiết các hạng chức danh nghề nghiệp văn thư lưu trữ

Hệ thống chức danh nghề nghiệp văn thư lưu trữ được chia tách rõ ràng thành hai nhóm tương ứng với tính chất công việc: văn thư (quản lý văn bản hành chính hiện hành) và lưu trữ (quản lý kho tư liệu, hồ sơ lịch sử).

Chức danh nghề nghiệp văn thư (Theo TT 02/2021/TT-BNV)

Đối với chức danh nghề nghiệp viên chức văn thư và công chức chuyên ngành văn thư, hiện nay pháp luật quy định gồm 3 ngạch/hạng chính sau:

1. Văn thư viên chính (Mã số: 02.006): Yêu cầu trình độ đại học trở lên, chịu trách nhiệm chủ trì tham mưu, xây dựng quy chế văn thư cho toàn cơ quan lớn.

2. Văn thư viên (Mã số: 02.007): Đây là chức danh nghề nghiệp nhân viên văn thư phổ biến nhất tại các đơn vị, yêu cầu bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thư lưu trữ (hoặc ngành khác có chứng chỉ bồi dưỡng tương đương).

3. Văn thư viên trung cấp (Mã số: 02.008): Yêu cầu trình độ trung cấp hoặc cao đẳng, thực hiện các công việc tiếp nhận, chuyển giao, đóng dấu tài liệu cơ bản.

Chức danh nghề nghiệp lưu trữ viên (Theo TT 07/2022/TT-BNV)

Bên cạnh mảng văn thư hành chính, nhóm viên chức làm việc tại các trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ lịch sử sẽ được xếp vào chức danh nghề nghiệp lưu trữ viên với các phân hạng cụ thể:

• Lưu trữ viên chính (Mã số: V.01.02.01): Viên chức hạng II, đòi hỏi năng lực nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ quy mô lớn.

• Lưu trữ viên (Mã số: V.01.02.02): Viên chức hạng III, thực hiện phân loại, biên mục, số hóa và tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ.

• Lưu trữ viên trung cấp (Mã số: V.01.02.03): Viên chức hạng IV, thực hiện các kỹ thuật bảo quản vật lý, sắp xếp kho tàng hằng ngày.

Phân hạng chức danh nghề nghiệp thư viện mới nhất

Tại các trường học, viện nghiên cứu hoặc thư viện công cộng, vị trí văn thư thường được xếp chung hoặc luân chuyển mật thiết với khối thư viện. Theo Thông tư số 02/2022/TT-BVHTTDL, chức danh nghề nghiệp thư viện được phân chia thành 4 hạng rõ rệt:

• Thư viện viên hạng I (Mã số: V.10.02.01): Hạng cao cấp nhất, chủ trì xây dựng chiến lược phát triển tài nguyên thông tin.

• Thư viện viên hạng II (Mã số: V.10.02.02): Chịu trách nhiệm biên mục, phân loại các hệ thống tư liệu phức tạp.

• Thư viện viên hạng III (Mã số: V.10.02.03): Tổ chức phục vụ bạn đọc, quản lý hệ thống tra cứu.

• Thư viện viên hạng IV (Mã số: V.10.02.04): Thực hiện các công việc hỗ trợ kỹ thuật, lưu giữ sách báo.

Tiêu chuẩn để được bổ nhiệm và thăng tiến chức danh văn thư lưu trữ

Để duy trì hoặc thi nâng ngạch lên các chức danh văn thư lưu trữ cao hơn, nhân sự bắt buộc phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn “cứng” sau:

• Về trình độ học vấn: Phải tốt nghiệp đúng chuyên ngành (Văn thư điện tử, Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Thông tin – Thư viện). Đối với trường hợp học trái ngành (như Kế toán, Luật, Sư phạm), bắt buộc phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ tương ứng theo quy định của Bộ Nội vụ.

• Về năng lực chuyên môn: Có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý văn bản điều hành tác nghiệp (E-office), ký số và bảo mật hồ sơ điện tử theo định hướng của Luật Lưu trữ mới nhất.

• Về thời gian giữ ngạch: Để thi thăng hạng từ trung cấp lên viên chính, người lao động phải có đủ số năm giữ ngạch liên tục (thông thường từ 3 năm trở lên đối với ngạch dưới kế cận) và có sáng kiến đóng góp được công nhận.

Chương trình bồi dưỡng tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp Văn thư, Lưu trữ, Thư viện

Để được bổ nhiệm, thăng hạng hoặc giữ vững vị trí công tác theo quy định mới của Bộ Nội vụ và Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, viên chức bắt buộc phải hoàn thành các chương trình bồi dưỡng theo tiêu chuẩn ngạch/hạng. Chương trình học được thiết kế chuẩn khung của Bộ bao gồm:

Khung chương trình bồi dưỡng chức danh văn thư lưu trữ

• Kiến thức quản lý nhà nước: Tổng quan về hệ thống chính trị, văn bản quản lý nhà nước và xu hướng chuyển đổi số trong công tác văn thư lưu trữ thời kỳ mới.

• Kỹ năng chuyên môn cốt lõi: Nghiệp vụ kiểm tra thể thức văn bản (Nghị định 30/2020/NĐ-CP); Kỹ thuật lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu giấy; Quản lý và lưu trữ hồ sơ điện tử, ứng dụng chữ ký số.

• Năng lực thăng hạng: Phát triển kỹ năng tham mưu, xây dựng kế hoạch, quy chế văn thư bảo mật dành riêng cho chức danh nghề nghiệp văn thư viên chính hoặc lưu trữ viên chính.

Khung chương trình bồi dưỡng chức danh nghề nghiệp thư viện

• Tổng quan về thư viện hiện đại, xu hướng liên thông thư viện và thư viện số.

• Kỹ năng xử lý thông tin, biên mục, phân loại tài liệu (DDC, BBK), tổ chức và phát triển tài nguyên thông tin.

• Nghiệp vụ phục vụ bạn đọc, ứng dụng công nghệ thông tin và quản trị phần mềm thư viện.

Học ở đâu? Các trường đào tạo ngành Văn thư – Lưu trữ – Thư viện uy tín

Nếu bạn muốn học hệ chính quy (Trung cấp, Cao đẳng, Đại học) hoặc học hệ văn bằng 2, cấp chứng chỉ bồi dưỡng chức danh nghề nghiệp văn thư, dưới đây là các đơn vị đào tạo hàng đầu:

• Tại khu vực phía Bắc:

  • Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG Hà Nội) – Đơn vị mũi nhọn về ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.

  • Học viện Hành chính Quốc gia (trước đây là Đại học Nội vụ Hà Nội).

  • Trường Đại học Văn hóa Hà Nội (Mạnh nhất về đào tạo chức danh nghề nghiệp thư viện).

• Tại khu vực phía Nam:

  • Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG TP.HCM).

  • Trường Đại học Sài Gòn, Đại học Văn hóa TP.HCM.

• Các Viện/Trung tâm liên kết đào tạo ngắn hạn: Tổ chức các lớp bồi dưỡng cấp nhanh chứng chỉ tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp online vào Thứ 7, Chủ nhật trên toàn quốc.

Thông báo tuyển sinh: Lớp bồi dưỡng chứng chỉ chức danh nghề nghiệp 2026

Nhằm hỗ trợ viên chức, người lao động kịp thời hoàn thiện hồ sơ phục vụ cho các kỳ thi thăng hạng, nâng lương và xét tuyển công chức, chúng tôi thông báo tuyển sinh các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chuẩn quy định:

• Tên lớp học: Bồi dưỡng tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ viên, Thư viện viên (Hạng I, II, III, IV).

• Hình thức đào tạo: Học Online qua Zoom/Google Meet vào các buổi tối trong tuần hoặc ngày Thứ 7, Chủ nhật. Phù hợp cho người vừa làm vừa học, học viên ở mọi tỉnh thành.

• Thời gian đào tạo: Tinh gọn từ 1.5 đến 2 tháng (Theo đúng thời lượng khung quy định).

Quyền lợi vượt trội của học viên

1. Chứng chỉ chuẩn phôi Bộ: Kết thúc khóa học, học viên được cấp chứng chỉ bồi dưỡng tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức văn thư / lưu trữ / thư viện đúng quy định, có giá trị pháp lý để nộp cơ quan, thi thăng hạng vĩnh viễn.

2. Giảng viên đầu ngành: Học trực tiếp cùng các giàng viên các trường Đại học chuyên về Văn thư Lưu trữ.

3. Hỗ trợ trọn gói: Cung cấp tài liệu, ngân hàng câu hỏi ôn tập bám sát thực tế, hỗ trợ học viên hoàn thành bài thu hoạch đạt kết quả cao.

Hướng dẫn đăng ký và tiếp nhận hồ sơ

• Hồ sơ đăng ký: 01 Phiếu đăng ký (theo mẫu); 01 Bản sao CCCD; 01 Bản sao bằng tốt nghiệp đại học/cao đẳng; 02 ảnh 3×4.

• Hotline hỗ trợ 24/7: 0969 328 797

• Tham gia nhóm Thông tin tuyển sinh cập nhật lịch khai giảng sớm nhất: https://zalo.me/g/d1z6hxrr4n61fzmtijyf

Đăng ký hôm nay – Nhận ngay ưu đãi: Giảm 10% học phí cho học viên đăng ký theo nhóm từ 3 người trở lên. Đăng ký thông tin theo Link form dưới đây hoặc liên hệ Hotline ngay để được tư vấn mã ngạch phù hợp nhất với vị trí của bạn!

https://docs.google.com/forms/d/1xrZTWmXCXD5kIMNsFpyF_4YRa32bCrK1ft0uCLd42hQ/edit

Việc hiểu rõ mã số và tiêu chuẩn của các chức danh nghề nghiệp văn thư, lưu trữ viên hay thư viện không chỉ giúp cơ quan quản lý thực hiện đúng chế độ chính sách lương thưởng, mà còn giúp chính người lao động định hình được lộ trình học tập, nâng cao nghiệp vụ rõ ràng. Hãy chủ động cập nhật các chứng chỉ bồi dưỡng cần thiết ngay hôm nay để tự tin thăng tiến và khẳng định năng lực trong môi trường hành chính chuyên nghiệp.